كيف تنجز أعمالك التي لا وقت لها ب11 خطوة

من منا لا يعاني من قلة الأوقات لإنجاز المسؤوليات؟

ومن منا ليس لديه أحلام وضعها على رف الانتظار حتى يأتي دورها منذ زمن وحتى الآن لم تتح الفرصة لتفعيلها والعمل على إنجازها؟

ومن منا ليس لديه أكوام من الواجبات المكدسة التي تنتظر البدء بتحقيقها

هل أنجزت ما أردت تحقيقه في 2010؟

هل بدأت بالعمل على ما تريد إنجازه في 2011؟

فهل حقاً أن الوقت أضيق من أن يسنح  لنا بإنجاز كل ما نريد؟

جوابنا هو نعم

ولكن المفاجأة بأنه وحسب خبراء إدارة الوقت أن هذا غير صحيح

وأننا لسنا ضحية أعبائنا الملقاة على عواتقنا وإنما 

نحن مذنبون بحق أنفسنا وأن ما يعانيه من يعاني ضيق الوقت هو أمر يسمونه: الفوضى الذهنية

وما هي الفوضى الذهنية؟

يعرف علم إدارة الوقت الفوضى الذهنية بأنها 

"كل ما يستهلك طاقة ذهنك ووقتك ويستنزف انتباهك العاطفي

فيثقل كاهلك بعبء عقلي لست قادراً على فعل أي شيء حياله

ولكنه أيضاً يعيقك عن أداء أعمالك بفعالية"

وأهم أربعة أسباب تجعل أذهاننا تعج بالفوضى:

• التسويف
• تجنب المباشرة بالعمل أو النظر بالأمور التي تحتاج لإنجاز 
• مشتتات الانتباه الخارجية 
• عدم اتخاذ القرار بشأن الأمور العالقة بذهنك

وإن لم نتجنب هذه الأمور فإن الفوضى الذهنية قد تتطور إلى قلق وإجهاد و توتر وشعور بانخفاض الطاقة الإيجابية الفاعلة

فكيف يمكننا تجنب مسببات الفوضى الذهنية السابقة مستعيذين بالله من جلد الفاجر ومن عجز الثقة؟

يقال أن المسافة بين ما تريد تحقيقه وبينك الآن مرهون بما تقرر فعله في هذه اللحظة وكلما زادت هذه المسافة زاد أثر مسببات الفوضى الذهنية السابقة عليك، ولتقريب المسافة ينصح بإجراء التالي في عشرين دقيقة وبشكل أسبوعي:

1) ضع قائمة بأولوياتك وقيمك في الحياة 

2) رتب أولوياتك من الأقل أهمية للأكثر أهمية

3) ضع قائمة بكل الأمور التي في ذهنك الآن والتي يترتب عليك إنجازها أو التفكير فيها أو اتخاذ قرار بشأنها أو التي تشغل حيزا من ذهنك مهما كانت 

4) إسأل نفسك ما العمل الذي يجب فعله (بعضها قد لا يتطلب منك فعلاً) حيال كل من الأمور في النقطة 3

• إن كان الأمر لا يتطلب منك فعل شيء، ولكنه لابد من إبقائه كنقطة مرجعية لوقت لاحق فضعه جانباً (خارج ذهنك) على ورقة أو بجهازك للتصنيف
• إن كان الأمر لا يتطلب منك فعل شي حياله ولست تظن أنك ستحتاج إليه لاحقاً أرسله إلى سلة المهملات في ذهنك 
• إن كان الأمر يتطلب منك فعل شيء حياله ويمكن إنجاز هذا الفعل بأقل من دقيقتين فقم به الآن
• إن كان الأمر يتطلب منك فعل شيء حياله ولا يمكن إنجازه بأقل من دقيقتين فضعه على قائمة الأعمال التي يجب إنجازها

5) صنف الأعمال التي بقيت في قائمتك بحسب أهميتها وفقاً لقائمة أولوياتك وقيمك في النقطة الأولى اعلاه:

• أعمال روتينية ويجب انجازها ضمن وقت محدد ولكن ليس لها أهمية مباشرة في وصولي لأهدافي بالحياة 
• أعمال مهمة جداً وفقاً لاولوياتي ولكنها غير مرتبطة بوقت لإنجازها
• أعمال ليست مهمة جداً وفقاً لأولوياتي وليست ملحة ولكنها على قائمتي
• أعمال مهمة وملحة في نفس الوقت

6) احذف الآن من قائمة أعمالك الأعمال التي ليست مهمة وليست ملحة فهي لا تزيد عن كونها مضيعة لوقتك وتعطيل لك عن وصولك لأهداف

7) أعط من الأعمال الروتينية قدر المستطاع لغيرك ليقوم لك بها كتوظيف مساعدة لتنظيف المنزل أو استخدام الشراء الالكتروني لهدية بدل التجول في السوق (المهم أن تقلل قدر المستطاع من الوقت المبذول على هذه الأمور)

8) باشر بوضع جدول للأسبوع القادم لإنجاز أعمالك المهمة مستمتعا بقيامك بما تعتبره مهماً لك

9) بقي الآن أن تنتبه أنه إن كان على قائمتك مشاريع، لابد أن تجزئها لأعمال صغيرة يمكن إنجازها ومن ثم قم بنفس العملية أعلاه بدئاً من النقطة الاولى

10) تذكر أن النقاط السابقة تعالج ثلاث نقاط من مسببات الفوضى الذهنية وأن المسبب الرابع وهو المشتتات الخارجية لا يمكننا التحكم به حيث يمكننا فقط التحكم بأنفسنا وأفعالنا وليس بالآخرين ، ولذا:

• أحط نفسك بأشخاص إيجابييّ التفكير منتجين ويدركون قيمة الوقت
• الأشخاص الذين يسهمون بإضاعة وقتك او تشتيت تركيزك (أو أمور أخرى بجانب الأشخاص) فجد طريقة إما لإشراكهم في إنجاز مشاريعك أو لإخراجهم من حياتك فهم خطر عليك
• تحدث إلى نفسك كل نصف ساعة: هل ما أقضي به وقتي الآن له علاقة مباشرة باهدافي وماعليّ إنجازه؟
• إسأل نفسك كل يوم في الصباح كيف سأقضي هذا اليوم لأكون أقرب في المساء من الحياة التي أحلم بها 
• مارس الرياضة بشكل يومي فهي ترفع معدل التركيز والنشاط 
• استعن بالله واستعذ به من العجز والكسل

11) استخدم لتوثيق العملية السابقة دفتراً او مذكرة وعد لها بشكل أسبوعي لتعيد الخطوات السابقة و ستجد نفسك بعد عدة أشهر فرحاً بما كان مكتوباً وأنجزته وقد كنت تظن ان إنجازه يحتاج لوقت أطول!  

لمزيد من المعلومات حول فعالية الانتاج وإدارة النجاح: يمكنكم العودة للكتب التالية

- Getting Things Done - David Allen

- The 7 Habits of the Highly Effective People - Stephen Covey